Las 10 preguntas principales que debe hacer al elegir una solución de gestión de riesgos de viaje

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Las 10 preguntas principales que debe hacer

La gestión eficaz de riesgos de viaje es un componente fundamental para garantizar la seguridad de los empleados, minimizar las interrupciones y mantener la continuidad del negocio. Para los gestores de viajes responsables de crear y hacer cumplir las políticas de viajes corporativos, hay mucho en juego. Elegir la solución de Gestión de Riesgos de Viaje (TRM, por sus siglas en inglés) adecuada puede marcar la diferencia en la eficacia con la que se mitigan los riesgos y se responde a las emergencias.

Según los resultados de nuestro propio estudio de un año de duración a más de 200 altos ejecutivos a nivel mundial, solo el 24 % de las organizaciones encuestadas cuentan con un programa sólido de Gestión de Riesgos de Viaje, tal como lo define la norma TRM ISO 31030. Además, solo el 21 % de los encuestados siente que sus organizaciones cuentan con las medidas adecuadas para cumplir con los requisitos clave de la norma en materia de seguridad en los viajes.

Everbridge ofrece una ventaja de resiliencia empresarial con High Velocity CEM™, impulsado por IA desarrollada específicamente, para proteger a las organizaciones del impacto de eventos críticos. Al combinar la innovación líder en el mercado, la inteligencia de riesgos lista para la toma de decisiones y la automatización del ciclo de vida completo, Everbridge garantiza que la gestión de eventos críticos sea un proceso sencillo. Solo Everbridge ayuda a las organizaciones a saber antes, responder más rápido y mejorar continuamente.

Seleccionar la plataforma de Gestión de Riesgos de Viaje adecuada es una decisión importante con implicaciones a largo plazo. Por lo tanto, es esencial hacer las preguntas correctas para asegurar que la solución elegida se alinee con las necesidades únicas de su organización. Para simplificar su proceso de debida diligencia, hemos recopilado las 10 preguntas principales que debe hacer a los posibles proveedores de TRM, junto con información valiosa para guiar su evaluación.

Al elegir una solución de gestión de riesgos de viaje

Si está listo para conectarse con un experto en resiliencia, estamos aquí para ayudarle. Visite everbridge.com/contact-us para comenzar.

¿Proporciona el sistema un seguimiento global en tiempo real? Una solución de TRM verdaderamente efectiva debe proporcionar un seguimiento en tiempo real de los empleados en todo el mundo. Esto asegura que siempre sepa dónde está su gente y pueda identificar riesgos de manera proactiva.

• ¿Puede el sistema localizar a los empleados afectados por emergencias, ya sea que estén viajando actualmente o programados para salir pronto?

• ¿Ofrece información predictiva, como el monitoreo de zonas críticas globales, para anticipar riesgos potenciales?

• ¿Qué tan precisos y oportunos son los datos de ubicación?

Qué preguntar:

¿Qué tan confiable es el sistema en escenarios de alta presión? La confiabilidad durante las emergencias no puede verse comprometida. Evalúe la capacidad del proveedor para garantizar el tiempo de actividad y la eficacia durante los períodos pico de tráfico.

• ¿Cómo se desempeña el sistema durante situaciones de alto estrés, como interrupciones generalizadas de viajes?

• ¿Qué medidas de redundancia tiene implementadas el proveedor para garantizar un servicio constante?

• ¿Puede el proveedor dar ejemplos de cómo el sistema manejó eventos críticos en el pasado?

• ¿Qué nivel de certificación tiene el proveedor en cuanto a resiliencia, redundancia y otras consideraciones clave de seguridad de la información?

Qué preguntar:

¿Está la plataforma equipada para manejar la comunicación multicanal? Durante las interrupciones de los viajes, la comunicación clara y oportuna es de suma importancia. Pregunte sobre las capacidades de comunicación de la plataforma.

• ¿Admite la comunicación multicanal, incluyendo SMS, correo electrónico, notificaciones push y llamadas de voz?

• ¿Qué tan efectiva es la red de entrega de SMS en términos de alcance global, confiabilidad, comunicación bidireccional y recibos de entrega?

• ¿Puede enviar alertas de seguridad personalizadas según la ubicación del empleado?

• ¿Permite la comunicación bidireccional para que los empleados puedan confirmar su seguridad y proporcionar actualizaciones en tiempo real?

Qué preguntar:

¿Qué tan flexible es la plataforma? La flexibilidad asegura que la solución se alinee perfectamente con las estrategias de gestión de riesgos de su organización. Ninguna organización es igual a otra, lo que significa que su solución de TRM ideal debe adaptarse a sus políticas y procedimientos.

• ¿Se puede configurar la plataforma para hacer cumplir sus políticas específicas de viajes corporativos?

• ¿Es posible asignar diferentes niveles de acceso a los usuarios en función de sus roles?

• ¿Puede la plataforma escalar para adaptarse a las complejidades únicas de sus operaciones?

Qué preguntar:

¿Puede la plataforma proteger a todo el personal bajo su deber de cuidado? Si bien los viajeros frecuentes suelen ser el foco principal, existen otros grupos que requieren protección. Estos pueden incluir trabajadores remotos, expatriados, contratistas o empleados en viajes nacionales.

¿Aprovecha la plataforma la experiencia en IA para gestionar mejor los riesgos? Para mitigar proactivamente los viajes y los riesgos operativos, la plataforma debe utilizar inteligencia artificial desarrollada específicamente para analizar grandes cantidades de datos en tiempo real y detectar amenazas emergentes de manera temprana. La automatización inteligente y el análisis predictivo deben desempeñar un papel central para acelerar las evaluaciones de riesgos y permitir decisiones rápidas e informadas.

• ¿Puede la plataforma rastrear y gestionar los riesgos para todos los tipos de personal más allá de los viajeros internacionales?

• ¿Incluye soporte para empleados en regiones de alto riesgo que no viajan de manera regular?

• ¿Cómo apoya la plataforma a los viajeros que no son empleados, como invitados, clientes o contratistas?

Qué preguntar:

• ¿Qué fuentes de datos alimentan el motor de IA (por ejemplo, alertas gubernamentales, noticias globales, redes sociales, sistemas meteorológicos)?

• ¿Cómo prioriza y filtra la funcionalidad de IA del proveedor la información para minimizar los falsos positivos y garantizar la precisión?

• ¿Genera la plataforma alertas anticipadas con suficiente tiempo de antelación para permitir cambios de ruta, evacuaciones u otras medidas de protección?

• ¿Cómo interviene la automatización en la emisión de alertas o en la activación de flujos de trabajo de respuesta una vez que se detecta un riesgo?

• ¿Cómo evalúa la plataforma el riesgo en relación con los viajes en lugar del riesgo únicamente en relación con la seguridad?

• ¿Qué orientación se proporciona al viajero en relación con el evento de riesgo para ayudar a minimizar el impacto sobre él?

What to ask

• ¿Cumple la plataforma con el RGPD u otras leyes regionales de protección de datos?

• ¿Emplea un cifrado robusto para salvaguardar los datos durante la transmisión y el almacenamiento?

• ¿Qué medidas toma el proveedor para prevenir la filtración de datos?

• ¿Qué certificaciones de seguridad de datos posee el proveedor?

Qué preguntar:

¿Puede la plataforma manejar los datos de forma segura y cumplir con las regulaciones? Las soluciones de TRM manejan información confidencial, incluyendo ubicaciones de empleados e itinerarios de viaje. Es crucial confirmar la seguridad de los datos de la plataforma y el cumplimiento normativo.

¿Qué tan bien se integra la plataforma con los sistemas existentes? Para mejorar la eficiencia, su plataforma de TRM debe integrarse sin problemas con las herramientas y soluciones que ya utiliza.

• ¿Puede la plataforma conectarse directamente con los Sistemas de Distribución Global (GDS) y plataformas de viajes de terceros?

• ¿Se integra con los sistemas de recursos humanos, por ejemplo, para actualizar los datos de los empleados automáticamente?

• ¿Puede manejar datos de reservas de aerolíneas, hoteles y compañías de alquiler de vehículos?

• ¿Puede la plataforma integrarse con otras fuentes internas de información centrada en el viajero (por ejemplo, la política de viajes o el seguro de viaje)?

Qué preguntar:

¿Qué soporte ofrece el proveedor durante y después de la implementación? Una plataforma de TRM integral solo es efectiva en la medida en que su equipo tenga la capacidad de utilizarla. La capacitación y el soporte son vitales durante la implementación y más allá.

¿Evoluciona la plataforma para satisfacer las necesidades futuras? El panorama de los riesgos de viaje siempre está cambiando, y su plataforma de TRM debe adaptarse para enfrentar los desafíos emergentes.

• ¿Ofrece el proveedor capacitación presencial o virtual para administradores y usuarios finales?

• ¿Cuánto tiempo suele durar el proceso de incorporación?

• ¿Hay atención al cliente 24/7 disponible para problemas urgentes?

• ¿Qué recursos educativos se proporcionan a los administradores y viajeros para ayudar a la implementación y adopción de las funciones de la plataforma?

Qué preguntar:

• ¿Cuál es la hoja de ruta del proveedor para futuras mejoras?

• ¿Cómo incorpora la plataforma nuevas tecnologías como la IA y el aprendizaje automático para mejorar la eficiencia?

• ¿Se incluyen las actualizaciones como parte de la suscripción y con qué frecuencia se lanzan?

• ¿Cómo adopta el proveedor los comentarios de los clientes para influir en la innovación y la mejora de funciones dentro de la plataforma?

Qué preguntar:

Tómese el tiempo para evaluar a fondo sus opciones. La decisión correcta ahora le capacitará para proteger a los empleados, mantener la continuidad e inspirar confianza durante los desafíos relacionados con los viajes. Con la seguridad de los empleados en juego, no es solo una elección, es una necesidad. Conéctese con uno de nuestros expertos en resiliencia hoy mismo. everbridge.com/contact-us

Tomar una decisión bien informada Elegir la plataforma de gestión de riesgos de viaje adecuada es más que solo marcar casillas de características, se trata de encontrar un socio confiable que mejore la seguridad, minimice las interrupciones y eleve su capacidad para gestionar crisis. Al hacer estas 10 preguntas, descubrirá información clave que le ayudará a identificar una plataforma que realmente satisfaga las necesidades de su organización.

Cómo las capacidades de IA mejoran la gestión de riesgos de viaje Las principales plataformas de gestión de riesgos de viaje ahora aprovechan tecnologías avanzadas de IA para ofrecer información más rápida y precisa, y optimizar cada etapa de la respuesta a crisis. La IA desarrollada específicamente dentro de plataformas como Everbridge High Velocity CEM™ puede: Analyze vast datasets in real time to identify emerging risks, enabling proactive planning rather than reactive crisis management.

• Analizar conjuntos de datos enormes en tiempo real para identificar riesgos emergentes, permitiendo una planificación proactiva en lugar de una gestión de crisis reactiva.

• Utilizar análisis predictivos y aprendizaje automático para proporcionar advertencias tempranas e inteligencia de amenazas hiperlocales, ayudándole a proteger a los viajeros antes de que ocurran los incidentes.

• Automatizar los flujos de trabajo y optimizar la comunicación durante emergencias, asegurando mensajes claros, oportunos y precisos a los empleados, sin importar dónde se encuentren.

• Emplear inteligencia de decisiones impulsada por IA y gráficos de conocimiento para mapear riesgos complejos e interdependencias, capacitando a los equipos para tomar decisiones más rápidas y confiables.

• Mejorar continuamente el rendimiento del sistema y adaptarse a nuevos tipos de amenazas, impulsando una mayor resiliencia operativa y eficiencia de recursos.

Al evaluar las plataformas de TRM, explore cómo las capacidades de IA integradas pueden ayudarle a hacer la transición de simplemente responder a las crisis, a predecir y mitigar los riesgos antes de que afecten a su organización.

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Acerca de Everbridge Everbridge ofrece el conjunto de soluciones integrales más completo para la gestión de eventos críticos tanto físicos como digitales. Impulsada por IA desarrollada específicamente, nuestra plataforma High Velocity CEM™ ofrece inteligencia de riesgos accionable líder en la industria para ayudar a mantener su negocio protegido.

Desde la protección de oficinas y espacios públicos hasta la garantía de la seguridad digital y la provisión de soluciones sobre la marcha para proteger a su personal, Everbridge es la única plataforma de gestión de eventos críticos que necesitará.

Los resultados son claros: Forrester Consulting estima un ROI del 358 % para los clientes de Everbridge en tres años, incluyendo 2 millones de dólares ahorrados en tiempo de inactividad de TI y 3 millones de dólares ganados en eficiencia operativa. Con notificaciones instantáneas multicanal y automatización del ciclo de vida completo, Everbridge optimiza las respuestas, elimina los retrasos y fortalece la resiliencia organizacional, todo dentro de una plataforma unificada y fácil de usar.

Una plataforma unificada para una mayor resiliencia en la gestión de eventos críticos

Aprovechando la tecnología de vanguardia, la innovación estratégica y la confiabilidad comprobada, Everbridge le capacita para navegar un panorama de riesgos en constante cambio con confianza. empowers you to navigate an ever-changing risk landscape with confidence.

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